Los viajes de negocios pueden representar oportunidades estratégicas para el desarrollo de una empresa. Cuando decide viajar al extranjero por motivos profesionales, puede realizar un estudio de mercado y encontrar nuevos clientes.
Si ya trabaja con varios clientes anglófonos, el viaje de negocios al extranjero le permitirá comprender mejor sus expectativas para construir una relación a largo plazo y adaptar sus ofertas.
Cualquiera que sea el objetivo de su desplazamiento, el equipo de Break Into English les ofrece 15 consejos para prepararlo correctamente.
¿Por qué sería interesante viajar al extranjero?
El objetivo de un viaje de negocios al extranjero depende de su actividad, de sus proyectos de crecimiento y del potencial del mercado internacional para su empresa. La mayoría de los profesionales organizan viajes de negocios para:
- Participar en una feria o en otro evento internacional
- Realizar un estudio de mercado y verificar el potencial de un país para sus proyectos
- Encontrar nuevos clientes
- Comprender mejor las necesidades y expectativas de sus clientes internacionales, para adaptar sus ofertas
- Encontrar proveedores para sus proyectos
- Encontrar socios internacionales
Cualquiera que sea el objetivo de su viaje de negocios, deberá comunicarse con sus clientes o socios en inglés. Para ello, es importante dominar el inglés de los negocios o seguir un curso previamente. Si necesita desarrollar su vocabulario en inglés en su sector, los profesores certificados de Break Into English le ofrecen un curso de inglés online para empresas. Se trata de una clase individual o en grupo, dirigida a sus colaboradores que realizan con frecuencia viajes de negocios a países de habla inglesa.
Según sus necesidades y el avance de sus proyectos, Break Into English también puede ofrecerle una formación avanzada en inglés de los negocios.
Las 15 preguntas que debe hacerse al preparar sus viajes de negocios
Con el objetivo de optimizar la organización de su viaje de negocios al extranjero, el equipo de Break Into English ha preparado una lista de verificación con 15 preguntas. Analícelas una por una y téngalas en cuenta para no olvidar nada.
Pregunta n. 1 – ¿Viaje de negocios al extranjero o videoconferencia: qué elegir?
Cuando tiene varios proveedores, socios o clientes internacionales, es importante hablar regularmente de sus proyectos. Cuando debe enviar contratos, presupuestos, facturas y otros documentos técnicos, puede privilegiar los correos electrónicos.
Sin embargo, cuando se trata de discutir sobre un tema específico y responder a sus preguntas, es mejor comunicarse de manera directa. Esto le permitirá hacer que sus intercambios sean más humanos y crear el ambiente ideal para la colaboración.
Si desea hablar directamente en cualquier momento, puede proponer una llamada telefónica o una videoconferencia. Para las videoconferencias, puede escoger una plataforma como Google Meet, Teams, Skype o Zoom.
Según su presupuesto, también puede considerar la posibilidad de realizar viajes de negocios al país de sus clientes. Esta es la mejor opción si desea construir relaciones sólidas a largo plazo. Sin embargo, esto no es posible para todas las empresas, especialmente para aquellas que buscan reducir sus presupuestos.
Pregunta n. 2 – ¿Cómo calcular los gastos de un viaje de negocios al extranjero?
El presupuesto de un viaje de empresa al extranjero depende de varios factores, entre los cuales se incluyen:
- El país de su socio y la distancia a recorrer
- La elección del medio de transporte
- El alquiler de un vehículo en el extranjero o el uso del transporte público
- El alojamiento
- Los servicios que utilizará en su ciudad de destino
- La duración de la estancia
- Los profesionales involucrados en el viaje de empresa
Si desea minimizar los gastos de su viaje de negocios al extranjero, puede optar por los servicios más económicos. También es posible reducir la duración del viaje o realizar un viaje individual.
Pregunta n. 3 – ¿Cuál es la duración ideal de un viaje de negocios al extranjero?
La duración de un viaje de negocios al extranjero depende de varios factores:
- El objetivo del desplazamiento: visitar socios potenciales, reunirse con clientes, participar en una feria profesional, intervenir en un evento, etc.
- Los contactos con los que necesita comunicar: si son numerosos, debe tomar en cuenta varios días
- Las ciudades que tiene como objetivo: si sus contactos no se encuentran todos en la misma ciudad
- El trayecto: si su destino es lejano, puede que tenga que prever un día de viaje, o incluso más
- La adaptación al cambio horario: cuando el país de destino se encuentra en otro huso horario, puede ser necesario prever algunas horas de descanso a la llegada
Según su destino, una estancia de 3 a 5 días puede ser adecuada. Permite organizar reuniones, establecer contactos y realizar un seguimiento efectivo. Una estancia más corta podría comprometer la calidad de los intercambios, mientras que un desplazamiento prolongado puede volverse contraproducente y generar costos adicionales.
Pregunta n. 4 – ¿Cuántas ciudades planea visitar?
Al planificar un viaje de negocios, es esencial determinar cuántas ciudades tiene previsto visitar. Esta decisión depende de varios factores, en particular de las personas con las que necesita reunirse en persona. Sus contactos pueden trabajar en empresas ubicadas en diferentes ciudades, por lo que es importante tener en cuenta las direcciones al preparar su viaje de negocios al extranjero.
Si su presupuesto es limitado, escoge las ciudades donde tenga varios contactos que ver. Esto le permitirá reducir los costos de desplazamiento entre ciudades y la duración de su estancia. En algunos casos, puede optar por visitar una sola ciudad, lo que le permitirá centrarse en sus socios clave y optimizar la organización de sus viajes de trabajo.
Pregunta n. 5 – ¿Cuál es el mejor momento para reservar un hotel y un viaje?
El mejor momento para reservar un alojamiento y un viaje depende de varios factores, como el destino, la estacionalidad y la flexibilidad de sus fechas.
En general, se recomienda reservar su vuelo entre 1 y 3 meses de antelación para viajes cortos y hasta 6 meses para destinos más lejanos. Esto le permitirá acceder a las mejores tarifas, siempre que sea posible planificar su viaje de negocios con antelación.
En cuanto al alojamiento, muchos hoteles ofrecen descuentos de última hora fuera de los periodos de alta demanda. Sin embargo, si viaja para un evento importante o en temporada alta, organice su viaje con antelación para tener una mayor variedad de opciones y obtener mejores precios. Optar por una reserva a mitad de semana también puede ayudarle a encontrar mejores ofertas, ya que las tarifas tienden a fluctuar según la demanda.
Pregunta n. 6 – ¿Ha preparado los trayectos en destino?
¿Ha anticipado sus viajes de negocios al extranjero una vez que llegue a su destino? Ya sea para llegar al hotel que ha reservado, para acudir a sus diferentes reuniones de negocios o para dar un paseo por la ciudad entre dos compromisos, una buena planificación le permitirá ahorrar tiempo.
Piense en verificar las opciones de transporte disponibles: taxis, alquiler de bicicletas o transporte público. Si tiene previsto viajar con colegas o socios, también puede considerar el alquiler de un coche.
El uso de aplicaciones y de reserva puede evitar muchos inconvenientes, especialmente en caso de imprevistos. Una planificación meticulosa garantizará desplazamientos fluidos y sin estrés, permitiéndole concentrarse en sus objetivos profesionales.
Pregunta n. 7 – ¿Cómo gestionar el desfase horario durante un viaje de negocios al extranjero?
Cuando su destino está en una zona horaria diferente, es fundamental tener en cuenta el desfase horario. Para gestionarlo eficazmente durante un viaje de negocios al extranjero, es esencial anticiparse.
Antes de su partida, intente ajustar progresivamente su horario de sueño. Una vez en el destino, exponerse a la luz natural por la mañana le ayudará a adaptarse más rápidamente. Hidrátese con regularidad y limite el consumo de cafeína, especialmente al final del día.
Según su agenda diaria, concédese siestas cortas de no más de 20 minutos. Estos hábitos le permitirán reducir la fatiga sin afectar su sueño nocturno.
Organice sus reuniones y actividades más importantes teniendo en cuenta su periodo de adaptación para estar plenamente operativo desde los primeros días.
Pregunta n. 8 – ¿Dispone de todos los documentos que necesitará durante el viaje de negocios ?
Antes de emprender un viaje de negocios, asegúrese de tener en su posesión todos los documentos necesarios para evitar cualquier inconveniente administrativo. Verifique la validez de su pasaporte y, si es necesario, obtenga un visado adecuado para su destino.
No olvide los documentos esenciales para el buen desarrollo de su viaje de negocios, entre ellos:
- Los billetes de avión
- Las confirmaciones de sus reservas de hotel
- Las cartas de invitación, si las necesita
- Los documentos técnicos y los contratos, si ha previsto firmarlos durante sus visitas
También se recomienda conservar copias digitales de estos documentos para poder acceder a ellos fácilmente en caso de pérdida o de robo. Una preparación meticulosa le permitirá viajar con tranquilidad y concentrarse en los objetivos de sus visitas.
Para evitar sorpresas con los pagos en el extranjero, asegúrese de que su tarjeta bancaria funcione en su país de destino. Si tiene dudas, prevea medios de pago alternativos.
Pregunta n. 9 – ¿Tiene una lista de buenas direcciones?
Al preparar un viaje de negocios al extranjero, la mayoría de los profesionales tienden a centrarse en el alojamiento y el transporte. Sin embargo, según las particularidades de su viaje de negocios, hay varios aspectos que debe tener en cuenta.
Si tiene que reunirse con clientes, la mayoría podrá recibirle en sus oficinas, pero esto no siempre es posible. Para garantizar el buen desarrollo de sus visitas, es posible que necesite reservar una oficina o incluso una sala de reuniones. Por ello, debe confirmar la dirección de cada cita durante su viaje de negocios. Esto le permitirá evaluar sus necesidades de alquiler de espacios y ajustar su presupuesto si es necesario. Incluso puede elaborar una lista de salas disponibles en la zona geográfica, comparar los servicios ofrecidos y sus tarifas, y realizar sus reservas con antelación.
Si tiene reuniones a última hora de la mañana, es posible que almuerce con su cliente o socio. Para evitar imprevistos en su presupuesto, revise la agenda de su viaje de negocios y busque restaurantes cercanos. Esto le permitirá contar con varias buenas opciones cada día, hacer sus reservas a tiempo y evitar contratiempos.
Pregunta n. 10 – ¿Ha preparado el equipaje para su viaje de negocios?
Al organizar un desplazamiento al extranjero, prepare con antelación su vestimenta y todos los objetos que necesitará. Además, consulte la previsión meteorológica para elegir la ropa más adecuada.
No olvide su ordenador, su teléfono, sus auriculares y los cargadores. También puede llevar una batería externa y un adaptador de enchufe según su destino.
Preparar su maleta con antelación le ayudará a determinar qué tipo de equipaje necesita. Siempre que sea posible, opte por una maleta de cabina, que es la mejor opción para viajar ligero y evitar la pérdida de su equipaje en las escalas.
Pregunta n. 11 – ¿Ha previsto un kit profesional?
Según su agenda y las personas que va a conocer durante su viaje de negocios, prepare la documentación necesaria para presentar su empresa y su proyecto. Por ejemplo, puede incluir tarjetas de visita, folletos y catálogos. Asegúrese de contar con todos los documentos esenciales para sus reuniones.
Pregunta n. 12 – ¿Ha preparado un plan para cada jornada de su estancia en el extranjero?
Una planificación meticulosa es fundamental para optimizar su tiempo y alcanzar los objetivos que se ha propuesto.
Al programar sus reuniones con antelación, tiempos de viaje y momentos de descanso, evitará imprevistos y será más eficiente. También es recomendable incluir horarios flexibles para gestionar posibles contratiempos o extender una conversación estratégica.
Un calendario bien estructurado no sólo le ayudará a mantenerse productivo, sino que también le permitirá aprovechar al máximo las oportunidades de networking. Al dejar margen entre sus reuniones, se sentirá más cómodo y también tendrá la oportunidad de descubrir la ciudad de destino.
Pregunta n. 13 – ¿Han previsto un seguimiento de su viaje de negocios al extranjero?
Una vez finalizada su misión, es fundamental garantizar un seguimiento riguroso para maximizar los resultados de su desplazamiento.
¿Han tomado el tiempo de evaluar el impacto de sus reuniones y de los acuerdos alcanzados? Un informe detallado, una reunión de evaluación con su equipo y un seguimiento de las acciones a emprender les permitirán capitalizar las oportunidades.
También es importante mantener las relaciones profesionales establecidas enviando correos electrónicos de agradecimiento. Un buen seguimiento convierte un viaje de negocios es un verdadero motor de crecimiento para su empresa.
Pregunta n. 14 – ¿Quién organiza su viaje de negocios al extranjero?
La organización de su viaje de negocios al extranjero puede estar a cargo de diferentes actores, según el tamaño de su empresa y sus necesidades. Si trabajan en una gran compañía, el departamento interno de viajes de negocios o un asistente administrativo puede encargarse de la reserva de vuelos, del alojamiento y de la logística.
Las empresas de tamaño intermedio suelen recurrir a agencias especializadas que garantizan una gestión impecable. Esta es la opción ideal para optimizar el presupuesto de su viaje al extranjero.
Si trabaja en una empresa pequeña, puede organizar su viaje ustedes mismos. También es posible utilizar una plataforma en línea que ofrezca soluciones a medida para profesionales. En cualquier caso, una buena planificación les permitirá evitar imprevistos y optimizar su estancia.
Pregunta n. 15 – ¿Necesita un traductor o tomar un curso de inglés?
Durante un viaje de negocios al extranjero, la barrera del idioma puede convertirse rápidamente en un obstáculo para las negociaciones y la comunicación con sus socios. Si necesita tratar temas técnicos o jurídicos complejos, recurrir a un traductor profesional puede ser una solución eficaz para evitar cualquier error de interpretación.
Sin embargo, si sus interacciones son más generales y recurrentes, invertir en un curso de inglés en línea puede resultar una opción más rentable y beneficiosa a largo plazo. Una formación por videoconferencia con un profesor nativo le permitirá adquirir rápidamente competencias adaptadas a su sector y ganar autonomía en sus desplazamientos profesionales.
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