La rédaction d’un mail de relance en anglais nécessite une approche structurée qui respecte les codes culturels anglo-saxons. Contrairement au français, l’anglais professionnel privilégie un ton plus direct et moins cérémonieux, tout en maintenant le respect des hiérarchies.
Si vous maîtrisez déjà les bases, découvrez comment rédiger un email professionnel en anglais pour approfondir vos compétences.
À quel point devez-vous être formel ?
Avant de rédiger votre mail de relance en anglais, évaluez la relation avec votre destinataire. Connaissez-vous bien cette personne ? Combien de fois l’avez-vous rencontrée ? S’agit-il d’un premier contact ?
Nous distinguons cinq niveaux de formalité différents : informel, convivial, respectueux, formel et juridique.
Informel – Utilisé avec les collègues proches et l’équipe interne. Si vous travaillez dans un environnement décontracté où les relations sont détendues, ce ton convient parfaitement.
Convivial – Niveau intermédiaire, poli mais accessible. Adapté aux clients habituels et partenaires commerciaux avec qui vous entretenez de bonnes relations.
Respectueux – Ton professionnel standard, très poli mais moins guindé que le formel. Recommandé pour les nouveaux clients et prospects qualifiés.
Formel – Réservé aux personnes importantes, à la direction d’entreprise et aux clients institutionnels. Utilisé dans les secteurs traditionnels ou lors de premiers contacts officiels.
Juridique – Ton le plus protocolaire, employé pour les mises en demeure, réclamations contractuelles et correspondances légales. Aucune familiarité n’est tolérée.
L’anglais professionnel est généralement plus direct que le français. Il est considéré comme approprié d’utiliser les prénoms rapidement et d’éviter une politesse excessive.
Éléments de structure par niveau de formalité
Salutations d’ouverture
Informel : Hi John
Convivial : Hello John
Respectueux : Dear John
Formel : Dear Mr. Smith
Juridique : Dear Sir/Madam
Formules de politesse d’entrée
Informel : Hope you’re doing well
Convivial : Hope you’re well
Respectueux : I hope you are well
Formel : I trust this email finds you well
Juridique : We acknowledge receipt of your correspondence
Phrases d’ouverture pour la relance
Informel : Just checking in on this
Convivial : I was just writing to see if you had received my last email
Respectueux : I wanted to get in touch to see if you had had a chance to consider my previous email
Formel : I am recontacting you with regards to my previous email
Juridique : We hereby formally notify you regarding
Demander des éclaircissements
Informel : Any thoughts on what I mentioned?
Convivial : I was just wondering what you thought about it
Respectueux : Could you let me know what you think about the points raised?
Formel : Would it be possible to clarify the points I raised in the email?
Juridique : We require clarification on the following matters
Demander une action
Informel : Can you sort that out?
Convivial : Could you take care of that for me?
Respectueux : Would you be able to take care of those issues?
Formel : If it’s not too much trouble, I was wondering if you could follow up on these issues
Juridique : We formally request immediate action regarding
Formules de clôture
Informel : Let me know if there’s anything else
Convivial : Thanks for your help, let me know if you need anything from me
Respectueux : Thank you for your time and please do not hesitate to contact me
Formel : I would like to thank you once again for your time, and if I can be of any assistance, please do not hesitate to contact me
Juridique : We await your prompt response within the specified timeframe
Signatures
Informel : Speak soon
Convivial : Many thanks
Respectueux : Kind regards
Formel : Yours sincerely
Juridique : Yours faithfully
10 modèles de mails de relance
Entre collègues et équipe interne
Modèle 1 : Relance entre collègues
Hi Sarah, Just following up on the budget report we discussed yesterday. Any chance you could send it over by end of day? Thanks! Mike
Modèle 2 : Relance équipe interne
Hi team, Quick reminder about the project timeline we need to finalize. Can we get everyone's input by Friday? Cheers, Alex
Clients habituels et partenaires
Modèle 3 : Client habituel
Hello David, Hope you're well! Just checking in on the proposal I sent last week. Would love to hear your thoughts when you have a moment. Many thanks, Emma
Modèle 4 : Partenaire commercial
Hello Lisa, Thanks again for last week's meeting. Following up on the partnership agreement - any updates from your side? Best, James
Nouveaux clients et prospects
Modèle 5 : Nouveau prospect
Dear Mark, I hope this email finds you well. I wanted to follow up on my previous message regarding our digital marketing services. Would you be available for a brief call this week? Kind regards, Sophie Laurent
Modèle 6 : Client qualifié
Dear Ms. Johnson, Thank you for your interest in our solutions. I'm writing to see if you had a chance to review the documentation I sent. Please let me know if you need any clarification. Best regards, Thomas Wilson
Direction et clients institutionnels
Modèle 7 : Direction d’entreprise
Dear Mr. Anderson, I trust this email finds you well. I am writing to follow up on our proposal submitted on March 15th regarding the IT infrastructure upgrade. We would be grateful for your feedback at your earliest convenience. Yours sincerely, Catherine Moore Senior Account Manager
Modèle 8 : Client institutionnel
Dear Dr. Roberts, I trust you are well. Further to our meeting of February 20th, I would like to discuss the implementation timeline for the new system. Would it be possible to schedule a follow-up meeting next week? Yours faithfully, Jonathan Clarke Director of Operations
Correspondance juridique
Modèle 9 : Mise en demeure
Dear Sir/Madam, We formally request your immediate attention to the outstanding payment of invoice No. 2024-157, dated January 15th, 2024. Despite our previous reminders dated February 10th and March 5th, this amount remains unpaid. We require settlement within 10 business days to avoid further action. Yours faithfully, Legal Department ABC Corporation Ltd.
Modèle 10 : Réclamation contractuelle
Dear Mr. Stevens, We hereby formally notify you of the breach of contract terms as outlined in Section 4.2 of our agreement dated December 1st, 2023. We request your written response within 14 days detailing your proposed remedial action. Failure to respond may result in termination of the contract. Yours sincerely, Legal Affairs Department XYZ Solutions Ltd.
Les différences culturelles entre le français et l’anglais
Approche britannique vs américaine
L’anglais britannique privilégie un style plus indirect avec un usage fréquent de « would, » « could, » et « might ». Les Britanniques écrivent : « I was wondering if you might have had a chance to review… » ou « Would it be possible to… »
L’anglais américain adopte une approche plus directe avec des formulations actives : « Can you please review… » ou « Let me know your thoughts on… »
Expressions à privilégier en anglais
Pour demander une réponse, préférez « I look forward to hearing from you » plutôt que « I’m waiting for your response. »
Pour créer l’urgence, utilisez « Time-sensitive matter » au lieu de « Urgent and important. »
Pour être poli, écrivez « At your convenience » plutôt que « When you have the time. »
Pour rappeler le contexte, employez « Following up on our conversation » et évitez « Coming back to our discussion. »
Pièges des traductions littérales
Évitez les calques français directs. « Suite à » se traduit par « Following » et non « In suite of. » « Dans l’attente » devient « Looking forward to » et non « In the waiting. » « Cordialement » se dit « Kind regards » et non « Cordially. »
Autres erreurs fréquentes : « I return toward you » doit être « I’m getting back to you, » « Thank you for your return » devient « Thank you for your response, » et « I permit myself » se transforme en « I would like to. »
Quand envoyer votre relance
Timing optimal par niveau
Pour les niveaux informel et convivial, attendez 2-3 jours après le premier contact. Le niveau respectueux nécessite 3-5 jours ouvrables. Le niveau formel requiert 5-7 jours ouvrables. Le niveau juridique suit les délais contractuels, généralement 10-15 jours.
Signaux d’arrêt
Cessez les relances après trois tentatives sans réponse, en cas de demande explicite d’arrêt, ou lors d’un changement de contexte comme un départ de l’entreprise.
Phrases-clés selon le niveau
Ouvertures efficaces
Le niveau informel utilise « Just touching base » ou « Quick follow-up. » Le convivial préfère « Hope you’re well » ou « Checking in. » Le respectueux emploie « I hope this finds you well » ou « Following up on. » Le formel choisit « I trust this email finds you well » ou « Further to our discussion. » Le juridique opte pour « We hereby notify » ou « This serves as formal notice. »
Call-to-action appropriés
L’informel dit simplement « Let me know » ou « Can you… » Le convivial propose « Would love to hear your thoughts » ou « When you have a moment. » Le respectueux formule « I would appreciate your feedback » ou « Please let me know. » Le formel écrit « We would be grateful for your response » ou « At your earliest convenience. » Le juridique exige « We require immediate action » ou « Response required within [timeframe]. »
Erreurs fréquentes à éviter
Par niveau de formalité
Au niveau informel, évitez « Dear » ou « Yours sincerely » qui créent une distance inappropriée. Au niveau convivial, l’excès de familiarité avec des inconnus peut choquer. Le niveau respectueux proscrit les contractions comme « don’t » ou « won’t. » Le niveau formel évite les expressions trop directes qui peuvent paraître agressives. Le niveau juridique ne tolère aucune ambiguïté ou ton amical.
Optimisation de vos objets de mail
Structure efficace
Adoptez la structure : [Action] : [Contexte bref] – [Urgence si nécessaire]. Exemples : « Follow-up: Marketing proposal discussion, » « Reminder: Invoice #2024-089 payment due, » ou « Urgent: Contract review required. »
Limitez vos objets à 50 caractères pour garantir leur lisibilité sur mobile.
La maîtrise des cinq niveaux de formalité transforme vos relances en outils de communication efficaces. Adaptez systématiquement votre ton au contexte et à votre interlocuteur pour maximiser vos chances de réponse.
