Geschäftsreisen können strategische Möglichkeiten für die Entwicklung eines Unternehmens darstellen. Wenn Sie sich entscheiden, aus beruflichen Gründen ins Ausland zu reisen, können Sie eine Marktforschung durchführen und neue Kunden finden.
Wenn Sie bereits mit mehreren englischsprachigen Kunden arbeiten, ermöglicht Ihnen die Geschäftsreise ins Ausland, ihre Erwartungen besser zu verstehen, um langfristige Beziehungen aufzubauen und Ihre Angebote anzupassen.
Unabhängig vom Ziel Ihrer Reise gibt Ihnen das Break Into English Team 15 Tipps für eine gute Vorbereitung.
Warum ins Ausland reisen für Ihr Unternehmen?
Das Ziel einer Geschäftsreise ins Ausland hängt von Ihrer Tätigkeit, Ihren Wachstumsprojekten und dem Potenzial des internationalen Marktes für Ihr Unternehmen ab. Die meisten Berufstätigen organisieren Geschäftsreisen um:
- an einer Messe oder einer anderen internationalen Veranstaltung teilzunehmen
- eine Marktforschung durchzuführen und das Potenzial eines Landes für ihre Projekte zu überprüfen
- neue Kunden zu finden
- die Bedürfnisse und Erwartungen ihrer internationalen Kunden besser zu verstehen, um ihre Angebote daran anzupassen
- ihre potenziellen Lieferanten und Dienstleister zu treffen
- internationale Partnerschaften aufzubauen
Unabhängig vom Ziel Ihrer Geschäftsreise werden Sie mit Ihren potenziellen Kunden oder Partnern auf Englisch kommunizieren müssen. Dafür ist es wichtig, das Business-Englisch zu beherrschen oder vorab einen Kurs zu absolvieren. Wenn Sie Ihren englischen Wortschatz in Ihrem Tätigkeitsbereich entwickeln müssen, bieten Ihnen die zertifizierten Lehrer von Break Into English einen Online-Englischkurs für Unternehmen an. Es handelt sich um einen Einzel- oder Gruppenkurs, der sich an Ihre Mitarbeiter richtet, die oft Geschäftsreisen in englischsprachige Länder unternehmen. Je nach Ihren Bedürfnissen und dem Fortschritt Ihrer Projekte kann Break Into English Ihnen auch ein fortgeschrittenes Business-Englisch-Coaching anbieten.
Die 15 Fragen, die Sie sich stellen sollten, wenn Sie Ihre Geschäftsreisen vorbereiten
Mit dem Ziel, die Organisation Ihrer Geschäftsreise ins Ausland zu optimieren, hat das Break Into English Team gerade eine Checkliste mit 15 Fragen vorbereitet. Analysieren Sie sie eine nach der anderen und berücksichtigen Sie sie, um nichts zu vergessen.
Frage Nr. 1 – Geschäftsreise ins Ausland oder Videokonferenz: Was wählen?
Wenn Sie mehrere Lieferanten, Partner oder Kunden im Ausland haben, ist es wichtig, regelmäßig über Ihre Projekte zu sprechen. Wenn Sie Verträge, Rechnungen und andere technische Dokumente senden müssen, können Sie den E-Mail-Austausch bevorzugen.
Wenn es jedoch darum geht, über ein spezifisches Thema zu diskutieren und ihre Fragen zu beantworten, ist es besser, sich mündlich auszutauschen. Das ermöglicht es Ihnen, Ihre Gespräche menschlicher zu gestalten und eine Atmosphäre zu schaffen, die der Zusammenarbeit förderlich ist.
Wenn Sie jederzeit mündlich kommunizieren möchten, können Sie einen Telefonanruf oder eine Videokonferenz vorschlagen. Letztere kann auf der Plattform Ihrer Wahl stattfinden, sei es Google Meet, Teams, Skype oder Zoom.
Je nach Ihrem Budget können Sie auch Geschäftsreisen in das Land Ihrer Kunden planen. Das ist die beste Wahl, wenn Sie langfristig solide Beziehungen aufbauen möchten. Diese Option ist jedoch nicht für alle Unternehmen zugänglich, insbesondere nicht für solche, die ihre Budgets reduzieren möchten.
Frage Nr. 2 – Wie berechnet man das Budget einer Geschäftsreise ins Ausland?
Das Budget einer beruflichen Reise ins Ausland hängt von vielen Faktoren ab, darunter:
- das Land Ihres Partners und die zurückzulegende Entfernung
- die Wahl der Transportlösung
- die Anmietung eines Fahrzeugs im Ausland oder die Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel
- die Unterkunft
- die verschiedenen Dienstleistungen, die Sie in Ihrer Zielstadt nutzen werden
- die Aufenthaltsdauer
- die Anzahl der von der Geschäftsreise betroffenen Fachkräfte
Wenn Sie das Budget Ihrer Geschäftsreise ins Ausland minimieren möchten, können Sie die günstigsten Dienstleistungen wählen. Es ist auch möglich, die Dauer zu verkürzen oder eine individuelle Reise durchzuführen.
Frage Nr. 3 – Was ist die ideale Dauer einer Geschäftsreise ins Ausland?
Die Dauer einer Geschäftsreise ins Ausland hängt von mehreren Faktoren ab:
- das Ziel der Reise: potenzielle Partner besuchen, Kunden treffen, an einer Fachmesse teilnehmen, bei einer Veranstaltung sprechen, usw.
- die Kontakte, mit denen Sie sich austauschen müssen: wenn sie zahlreich sind, planen Sie mehrere Tage
- die Städte, die Sie anvisieren: wenn Ihre Kontakte nicht alle in derselben Stadt sind
- die Reisedauer: wenn Ihr Zielort weit entfernt ist, müssen Sie möglicherweise einen Reisetag oder sogar mehr einplanen
- die Anpassung an die Zeitverschiebung: wenn das Zielland in einer anderen Zeitzone liegt, müssen Sie möglicherweise einige Stunden Ruhe bei der Ankunft einplanen
Je nach Ihrem Zielort kann ein Aufenthalt von 3 bis 5 Tagen geeignet sein. Er ermöglicht es, Besprechungen zu organisieren, Kontakte zu knüpfen und eine effiziente Nachverfolgung zu gewährleisten. Ein kürzerer Aufenthalt könnte die Qualität der Gespräche gefährden, während eine verlängerte Reise kontraproduktiv werden und zusätzliche Kosten verursachen kann.
Frage Nr. 4 – Wie viele Städte planen Sie zu besuchen?
Wenn Sie eine Geschäftsreise planen, ist es wichtig zu bestimmen, wie viele Städte Sie besuchen möchten. Diese Entscheidung hängt von mehreren Faktoren ab, insbesondere von den Personen, mit denen Sie persönlich sprechen müssen. Ihre Kontakte können in Unternehmen arbeiten, die in verschiedenen Städten ansässig sind, weshalb es wichtig ist, die Adressen bei der Vorbereitung Ihrer Geschäftsreise ins Ausland zu berücksichtigen.
Wenn Ihr Budget begrenzt ist, bevorzugen Sie Städte, in denen Sie mehrere Kontakte zu sehen haben. Das ermöglicht es Ihnen, die Kosten für Reisen zwischen den Städten und die Dauer Ihres Aufenthalts zu reduzieren. In einigen Fällen können Sie sich entscheiden, nur eine Stadt zu besuchen, was es Ihnen ermöglicht, sich auf Ihre Hauptpartner zu konzentrieren und die Organisation Ihrer Reisen zu optimieren.
Frage Nr. 5 – Wann ist der beste Zeitpunkt, um ein Hotel und eine Reise zu buchen?
Der beste Zeitpunkt für die Buchung einer Unterkunft und einer Reise hängt von mehreren Faktoren ab, insbesondere vom Zielort, der Saisonalität und der Flexibilität Ihrer Termine.
Im Allgemeinen wird empfohlen, Ihren Flug zwischen 1 und 3 Monaten im Voraus für kurze Reisen und bis zu 6 Monate für weiter entfernte Ziele zu buchen. Das ermöglicht es Ihnen, von den besten Tarifen zu profitieren, insofern es möglich ist, Ihre Reise zu planen.
Was die Unterkunft betrifft, bieten viele Hotels Last-Minute-Rabatte außerhalb der Hauptsaison an. Wenn Sie jedoch für eine wichtige Veranstaltung oder in der Hochsaison reisen, organisieren Sie Ihre Reise im Voraus, um eine größere Auswahl zu haben und von attraktiveren Preisen zu profitieren. Eine Buchung unter der Woche zu bevorzugen kann auch helfen, bessere Angebote zu finden, da die Preise je nach Nachfrage schwanken.
Frage Nr. 6 – Haben Sie die Fahrten vor Ort vorbereitet?
Haben Sie Ihre Fahrten nach der Ankunft am Zielort geplant? Sei es, um zu dem Hotel zu gelangen, das Sie gebucht haben, um zu Ihren verschiedenen beruflichen Terminen zu fahren oder um einen Spaziergang in der Stadt zwischen zwei Besprechungen zu machen – eine gute Organisation der Fahrten vor Ort wird Ihnen wertvolle Zeit sparen.
Denken Sie daran, die verfügbaren Transportoptionen zu überprüfen: Taxis, Fahrradverleih oder öffentliche Verkehrsmittel. Wenn Sie planen, mit Kollegen und Partnern zu reisen, können Sie auch die Anmietung eines Autos in Betracht ziehen.
Die Nutzung von Apps kann Ihnen auch viele Unannehmlichkeiten ersparen, insbesondere bei unvorhergesehenen Ereignissen. Eine sorgfältige Planung wird Ihnen reibungslose und stressfreie Fahrten garantieren und es Ihnen ermöglichen, sich auf Ihre beruflichen Ziele zu konzentrieren.
Frage Nr. 7 – Wie geht man mit der Zeitverschiebung während einer Geschäftsreise ins Ausland um?
Wenn Ihr Zielland weit entfernt ist, müssen Sie die Zeitverschiebung berücksichtigen. Um dieses Element während einer Geschäftsreise ins Ausland effektiv zu bewältigen, ist es wichtig, vorausschauend zu planen und einige bewährte Praktiken anzuwenden.
Vor Ihrer Abreise versuchen Sie, Ihren Schlafrhythmus schrittweise an die Zeit Ihres Zielortes anzupassen. Einmal vor Ort, setzen Sie sich am Morgen dem natürlichen Licht aus, um Ihrem Körper bei der schnelleren Anpassung zu helfen. Trinken Sie regelmäßig Wasser und begrenzen Sie den Koffeinkonsum, besonders am Ende des Tages.
Je nach Tagesablauf gönnen Sie sich kurze Nickerchen, ohne 20 Minuten zu überschreiten. Diese Gewohnheiten ermöglichen es Ihnen, Müdigkeit zu begrenzen, ohne Ihren nächtlichen Schlaf zu stören.
Organisieren Sie Ihre Besprechungen und wichtigen Aktivitäten unter Berücksichtigung Ihrer Anpassungszeit, um von den ersten Tagen an voll einsatzfähig zu sein.
Frage Nr. 8 – Verfügen Sie über alle Dokumente, die Sie benötigen werden?
Bevor Sie auf Geschäftsreise gehen, stellen Sie sicher, dass Sie alle notwendigen Dokumente besitzen, um administrative Schwierigkeiten zu vermeiden. Überprüfen Sie die Gültigkeit Ihres Reisepasses und besorgen Sie sich bei Bedarf ein für Ihr Zielland geeignetes Visum.
Vergessen Sie nicht die wesentlichen Dokumente für den reibungslosen Ablauf Ihrer Geschäftsreise, darunter:
- die Flugtickets
- die Bestätigungen Ihrer Hotelbuchungen
- die Einladungsbriefe, falls Sie welche haben
- die technischen Dokumente und Verträge, wenn Sie planen, sie während Ihrer Besuche zu unterzeichnen
Es wird auch empfohlen, digitale Kopien dieser Dokumente in einer sicheren Cloud oder auf einem USB-Stick aufzubewahren, um bei Verlust oder Diebstahl leicht darauf zugreifen zu können. Eine sorgfältige Vorbereitung ermöglicht es Ihnen, unbesorgt zu reisen und sich voll auf die Ziele Ihrer Besuche zu konzentrieren.
Um Überraschungen bei Zahlungen im Ausland zu vermeiden, stellen Sie sicher, dass Ihre Bankkarte in Ihrem Zielland funktioniert. Wenn Sie Zweifel haben, planen Sie alternative Zahlungsmittel.
Frage Nr. 9 – Haben Sie eine Liste guter Adressen?
Wenn sie eine Geschäftsreise ins Ausland vorbereiten, neigen die meisten Berufstätigen dazu, an Unterkunft und Transport zu denken. Je nach den Besonderheiten Ihrer Reise gibt es jedoch andere Elemente, die Sie berücksichtigen müssen.
Wenn Sie Ihre Kunden und Interessenten treffen müssen, können die meisten von ihnen Sie in ihren Büros empfangen. Das ist jedoch nicht immer der Fall. Für den reibungslosen Ablauf Ihrer Besuche müssen Sie möglicherweise ein Büro oder sogar einen Besprechungsraum reservieren. Deshalb müssen Sie die Adresse jedes Termins während Ihrer Geschäftsreise bestätigen. Das ermöglicht es Ihnen, Ihren Raumbedarf gut zu bewerten und Ihr Budget bei Bedarf anzupassen. Sie können sogar eine Liste der zu vermietenden Räume in der angestrebten geografischen Zone erstellen, die angebotenen Dienstleistungen und Tarife vergleichen und Ihre Reservierungen im Voraus vornehmen.
Wenn Sie Termine am späten Vormittag haben, ist es möglich, mit Ihrem Kunden oder Partner zu Mittag zu essen. Um Budgetabweichungen zu vermeiden, machen Sie eine Bestandsaufnahme der Agenda Ihrer Geschäftsreise und suchen Sie nach Restaurants in der Nähe. Das ermöglicht es Ihnen, jeden Tag mehrere gute Adressen zu haben, Ihre Reservierungen zum richtigen Zeitpunkt zu machen und unvorhergesehene Ereignisse zu vermeiden.
Frage Nr. 10 – Haben Sie das Gepäck für Ihre Geschäftsreise vorbereitet?
Wenn Sie eine Auslandsreise vorbereiten, bereiten Sie Ihre Kleidung und alle Sachen, die Sie benötigen, im Voraus vor. Überprüfen Sie auch das Wetter und wählen Sie die am besten geeignete Kleidung.
Vergessen Sie nicht Ihren Computer, Ihr Telefon, Ihre Kopfhörer und Ihre Ladegeräte. Sie können sich auch mit einer Powerbank und einem Steckdosenadapter je nach Ihrem Zielort ausrüsten.
Die Vorbereitung Ihres Koffers im Voraus ermöglicht es Ihnen zu wissen, welche Art von Koffer Sie benötigen. Wenn möglich, bevorzugen Sie einen Handgepäckkoffer. Die beste Lösung, um mit leichtem Gepäck zu reisen und den Verlust Ihres Gepäcks während der Zwischenstopps zu vermeiden.
Frage Nr. 11 – Haben Sie ein professionelles Kit vorgesehen?
Je nach Ihrer Agenda und den Personen, die Sie während Ihrer Geschäftsreise treffen werden, bereiten Sie die notwendige Dokumentation vor, um Ihr Unternehmen und Ihr Projekt zu präsentieren. Sie können zum Beispiel Visitenkarten, Flyer, Broschüren und Kataloge vorsehen. Stellen Sie sicher, dass Sie alle wesentlichen Dokumente für Ihre Besprechungen haben, in Papier- und/oder digitaler Form.
Frage Nr. 12 – Haben Sie einen Zeitplan für jeden Tag Ihres internationalen Aufenthalts vorbereitet?
Haben Sie einen detaillierten Zeitplan für jeden Tag Ihres internationalen Aufenthalts vorgesehen? Eine sorgfältige Organisation ist wesentlich, um Ihre Zeit zu optimieren und die Ziele zu erreichen, die Sie sich gesetzt haben.
Indem Sie im Voraus Ihre Termine, Ihre Reisezeiten und Ihre Ruhepausen planen, vermeiden Sie unvorhergesehene Ereignisse und sind effizienter. Denken Sie auch daran, flexible Zeitfenster zu integrieren, um eventuelle Verzögerungen zu bewältigen oder eine strategische Diskussion zu verlängern.
Ein gut strukturierter Terminkalender ermöglicht es Ihnen nicht nur, produktiv zu bleiben, sondern auch die Networking-Möglichkeiten voll zu nutzen. Indem Sie Pausen zwischen Ihren Terminen vorsehen, sind Sie entspannter und haben auch Zeit, Ihre Zielstadt zu entdecken.
Frage Nr. 13 – Haben Sie eine Nachverfolgung Ihrer Geschäftsreise ins Ausland vorgesehen?
Haben Sie eine Nachverfolgung Ihrer Geschäftsreise ins Ausland vorgesehen? Sobald Ihre Mission beendet ist, ist es wichtig, eine rigorose Nachverfolgung zu gewährleisten, um die Ergebnisse Ihrer Reise zu maximieren.
Haben Sie sich die Zeit genommen, die Auswirkungen Ihrer Begegnungen und der abgeschlossenen Vereinbarungen zu bewerten? Ein detaillierter Bericht, ein Debriefing mit Ihren Teams und eine Nachverfolgung der zu unternehmenden Maßnahmen ermöglichen es Ihnen, von den generierten Möglichkeiten zu profitieren.
Denken Sie auch daran, die aufgebauten beruflichen Beziehungen zu pflegen, indem Sie Dankesschreiben senden. Eine gute Nachverfolgung verwandelt eine Geschäftsreise in einen echten Wachstumshebel für Ihr Unternehmen.
Frage Nr. 14 – Wer organisiert Ihre Geschäftsreise ins Ausland?
Die Organisation Ihrer Geschäftsreise ins Ausland kann von verschiedenen Akteuren übernommen werden, je nach Größe Ihres Unternehmens und Ihren Bedürfnissen. Wenn Sie in einem großen Unternehmen arbeiten, kann die interne Abteilung für Geschäftsreisen oder ein Verwaltungsassistent sich um die Buchung von Flügen, Unterkunft und Logistik kümmern.
Mittelständische Unternehmen wenden sich oft an spezialisierte Agenturen, die eine einwandfreie Verwaltung gewährleisten. Das ist die ideale Wahl, um das Budget Ihrer Auslandsreise zu optimieren.
Wenn Sie in einem kleinen Unternehmen arbeiten, können Sie Ihre Reise selbst organisieren. Es ist auch möglich, eine Online-Plattform zu nutzen, die maßgeschneiderte Lösungen für Berufstätige anbietet. In jedem Fall ermöglicht Ihnen eine gute Vorausplanung, unvorhergesehene Ereignisse zu vermeiden und Ihren Aufenthalt zu optimieren.
Frage Nr. 15 – Benötigen Sie einen Übersetzer oder müssen Sie einen Englischkurs nehmen?
Bei einer Geschäftsreise ins Ausland kann die Sprachbarriere schnell zu einem Hindernis für Verhandlungen und die Kommunikation mit Ihren Partnern werden. Wenn Sie über komplexe technische oder rechtliche Themen sprechen müssen, kann die Beauftragung eines professionellen Übersetzers eine effektive Lösung sein, um Interpretationsfehler zu vermeiden.
Wenn Ihre Interaktionen jedoch allgemeiner und wiederkehrend sind, kann die Investition in einen Online-Englischkurs langfristig eine rentablere und vorteilhaftere Wahl sein. Eine Videokonferenz-Schulung mit einem muttersprachlichen Lehrer ermöglicht es Ihnen, schnell an Ihren Sektor angepasste Kompetenzen zu erwerben und bei Ihren Geschäftsreisen autonomer zu werden.
Sie sind sich nicht sicher, welchen Online-Englischkurs Sie wählen sollen? Buchen Sie eine Probestunde, um herauszufinden, ob diese Option für Sie geeignet ist:
